Web-basierte Intranet Lösung
Die technischen Voraussetzungen für den Einsatz der Software sind sehr gering. Auf dem Server muss ein Windows-Betriebssystem installiert sein, wobei Windows NT bzw. Windows 2000 zu empfehlen sind. Die Benutzer können nach der Installation von ihren Arbeitsplatzrechnern mit jedem Browser über das Netzwerk auf den Server zugreifen.
Strukturierte Verwaltung von
Verträgen und ihren Anlagen
anderen Dokumenten
In der Datenbank konnen nicht nur die einzelnen Dokumente, sondern auch die Strukturen, die zwischen ihnen bestehen, hinterlegt werden. Ein Dokument wird also z.B. mit allen Anlagen abgespeichert und auch in der festgelegten Systematik wieder präsentiert.
Schnelles Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten
Volltextsuche und attributbasierte Suche, insbesondere auf rechtserhebliche Dokumente zugeschnitten
Um eine attributbasierte Suche zu ermöglichen, wird jedes Dokument mit zugehörigen Informationen abgespeichert. Das sind z.B. der Dokumenttyp, die Sprache oder die damit in Verbindung stehenden Personen. Anhand dieser Informationen ist es möglich, jedes einmal archivierte Dokument auch wiederzufinden. Die Volltextsuche in den Dokumenten ist auf die Formate Word (doc), Portable Document Format (pdf), Postscript (ps), Text (txt) und Hypertext Markup Language (html) beschränkt.
Terminmanagement
In vielen Dokumenten sind Termine angegeben, die eingehalten werden müssen. Dann ist es von Vorteil, wenn z.B. an die Einhaltung einer Kündigungsfrist eines Mietvertrags automatisch erinnert wird und gleichzeitig der Grund für die Erinnerung angegeben wird. All dies ist durch das integrierte Terminmanagement gewährleistet.
Customizing durch frei konfigurierbare Dokumenttypen und Attribute
Die Software kann sehr gut an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden, da vorgefertigte Dokumenttypen geändert und neue definiert werden können. Außerdem sind die Ausprägungen sämtlicher Attribute konfigurierbar, wodurch sich die Flexibilität zusätzlich erhöht.
Verwendung beliebiger Dokumentformate
Einfache Bedienung durch grafische Benutzungsoberfläche
Fein abgestuftes Berechtigungskonzept
Das implementierte Berechtigungskonzept erlaubt es, auch sehr sensible Daten in das System einzustellen. Die Vergabe der Berechtigungen kann dabei auf der Ebene einzelner Dokumente vorgenommen werden.
